Doma le tue scartoffie burocratiche con un sistema semplice e veloce - Decluttering Efficace
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Doma le tue scartoffie burocratiche con un sistema semplice e veloce

 

Hai tante scartoffie noiose ma importanti e non sai come tenerle in ordine?

In questo articolo ti mostro un sistema semplice e veloce per ordinare quei documenti che non possiamo permetterci né di perdere, né di curare come un acquario di pesci rari.

Una nuova iscritta di Fai spazio alla vita ha posto un domandone che salta fuori periodicamente:

Doma le tue scartoffie 01

 

Ooooook…

Ogni volta che si parla di questo tema vedo che emerge una certa confusione e ansietà su quale sia il SISTEMA migliore da adottare. Certo. L’ansia perfezionista è uno degli ostacoli più comuni al decluttering, e qui, trattandosi di archiviare documenti importanti, è più che naturale…

Quindi partiamo subito da un pensiero rassicurante:

I casi in cui abbiamo bisogno di quelle scartoffie sono rari.

Certo, quando ci servono ci servono davvero, ma 99 su 100 NON SERVIRANNO.

Perciò, dobbiamo sì conservarle in modo pratico e sistematico, ma al contempo perderci il minimo assoluto di tempo.

Dico questo per preparare una considerazione che potrebbe sembrarti strana su un sito di decluttering e ancora di più parlando di documenti importanti:

Non è necessario che l’ordine sia perfetto.

L’ordine non è un valore assoluto. Non è fine a se stesso. Il fine è sempre e solo il nostro benessere. 

Disordine e accumulo sono dannosi perché ci fanno perdere tempo, soldi ed energie.

Ma sai che c’è? Se mettere in ordine ci fa perdere più tempo ed energie di quanti ce ne fa risparmiare, ANCHE L’ORDINE CI STA DANNEGGIANDO. 

Ovviamente non voglio dire “viva il casino”, voglio dire che se anche il sistema adottato non è perfettamente logico e strutturato, pazienza. È la scatola delle scartoffie, non l’archivio dei Musei Vaticani. Prima o poi finirà comunque tutto nel fuoco!

In certi casi ci vuole più tempo a mettere in ordine che a trovare quello che serve nonostante un relativo disordine.

Dobbiamo avere un sistema, ma la cosa importante non è che rispetti una logica adamantina.

Nessuno ci darà premi o punizioni per questo.

L’importante è che

1. sappiamo subito dove mettere le cose quando arrivano.

2. sappiamo subito dove trovarle quando ci servono.

Nient’altro.

Propongo quindi un sistema universale che tagli un po’ di nodi.

Ma prima, di mettere in atto il sistema, assicurati di doverci lavorare il meno possibile.

Prima di tutto: controlla che sia davvero necessario conservare delle copie cartacee. Molte istituzioni si stanno informatizzando e spesso è molto più efficiente affidarsi alla scartoffia digitale, che può essere consultata sui loro siti, e di solito anche scaricata sul nostro computer.

NOTA: se conservi dei documenti importanti solo in versione elettronica, fai sempre una copia di backup su un altro disco!

 

Secondo punto preliminare, qualcuno sul gruppo facebook del corso si chiedeva per quanto tempo vadano davvero conservati i documenti, ed è arrivata pronta la risposta:

Doma le tue scartoffie 02

Grazie Francesca!

Perfetto, abbiamo capito che le buste paga etc vanno conservate fino all’estinzione totale della specie umana, il resto può essere eliminato dopo 10 anni (contati bene).

Vuoi risparmiarti la fatica di contare bene? Fai 11 anni, e ciao.

Vedi come è facile? :)

Ora veniamo al sistema di archiviazione in 5 passi…

PASSO 1

Esamina le scartoffie e le dividiamo (non ancora fisicamente) in categorie che abbiano senso per noi.

Questo è il passo più importante, e deve rispettare due regole:

1. la divisione non deve essere necessariamente logica, però deve essere intuitiva, comoda, facile da usare.

2. le categorie devono essere al massimo 5.

Più il sistema è rigido, analitico e capillare, più è paralizzante e a rischio di “sporcature”. Se invece il sistema è approssimativo fin dall’inizio, non c’è stress, purché ottenga il risultato desiderato, cioè sapere sempre dove mettere le scartoffie quando arrivano e dove trovarle quando ti servono.

Non finirò mai di ricordarvelo: sono gli oggetti a doverci servire, non siamo noi a dover servire gli oggetti! 

PASSO 2

Scegli dei contenitori proporzionati alla quantità di scartoffie da domare, come raccoglitori ad anelli o scatole da archiviazione.

PASSO 3

Dividi i contenitori in modo corrispondente alle categorie scelte, ad esempio una cartellona verde per tutte le scartoffie legate alla banca, una gialla per quelle di bollette e affini, e così via.

PASSO 4

Qualunque sia il contenitore che hai scelto, usa dei divisori per marcare gli anni di arrivo delle scartoffie.

Ogni categoria avrà al massimo undici anni/divisioni. In questo modo:

Doma le tue scartoffie 03 Doma le tue scartoffie 04

Se un solo contenitore non contiene tutti i dieci anni, non hai che da aggiungere un contenitore alla stessa categoria. La cosa da NON fare, invece, è moltiplicare le categorie, perché questo complicherebbe inutilmente il sistema.

PASSO 5

Dividi (fisicamente) le tue scartoffie PRIMA per categoria, POI ordinale per data mentre le metti nei loro contenitori.

E voilà! Il risultato è raggiunto, perché a questo punto

1. saprai subito dove mettere le scartoffie quando arrivano: semplicemente apri il contenitore della categoria giusta e aggiungi l’ultimo arrivato in ordine cronologico, senza dover cercare in ulteriori sottodivisioni.

2. saprai subito dove trovarle quando ti servono: apri la categoria giusta e non hai che da scorrere le date.

Ogni categoria è divisa in 11 anni. Ogni anno, toglierai un anno dal fondo, butterai tutto, e il divisore tornerà in cima con il numero dell’anno in corso. Fine.

A parte la scatola delle buste paga etc, che verrà ritrovata fra duemila anni da scienziati che tratteranno la carta come oggi trattiamo il kamut delle piramidi.

Doma le tue scartoffie 05

Busta paga di uno scalpellino alla corte di Ramses terzo, XII secolo avanti Cristo.

AGGIORNAMENTO:

Una di voi, Chiara, ha subito fatto nei commenti una domanda utile che merita una risposta direttamente nell’articolo…quindi eccola.

BELLISSIMO!
Domanda: mi fate un esempio di 5 categorie possibili per una donna adulta sposata e lavoratrice?
prima che passi una settimana a guardare con aria ebete il mucchio delle scartoffie per decidere come classificarle…

Prima di tutto una precisazione: ho detto AL MASSIMO 5 categorie, ma l’idea è di tenerle al MINIMO – esattamente come tutto il resto, nota il motto sotto al logo del blog lassù in alto :)

Ma veniamo all’identificazione delle categorie…

Falso problema! Non devi mica deciderle a priori, a che serve?

Le scartoffie reali, infide, poi troverebbero sempre il modo di fregarti, uscendo dal sistema che avevi costruito in teoria…il modo migliore di trovarle è hands on, tanto più che poi ti ritrovi con il lavoro già fatto. Così:

1. Prendi un bel fascio di scartoffie burocratiche, rappresentativo dell’insieme

2. Resisti alla tentazione di fare un falò catartico in giardino; se necessario, vai di cioccolata al latte

3. Mettiti sul tuo metro quadro di pavimento libero preferito e comincia a scorrere le scartoffie una a una, come nella foto:

Featured - Domare le scartoffie
4. Dividile in tutti i tipi che riesci a identificare spontaneamente, quelli ovvi, che trovi senza pensarci.

Per esempio potresti trovare bollette, scontrini e ricevute da dedurre come spese, dichiarazioni dei redditi, lasciti ereditari di vecchi parenti sconosciuti e ricchissimi (suggestione ipnotica: quando troverai quelli, ti ricorderai subito di me e sarai invasa da un sentimento di profonda gratitudine che non vedrai l’ora di esprimere concretamente).

Ad ogni tipo di scartoffia corrisponde una piletta.

5. Ora che hai tutti i singoli tipi di scartoffia, non ti resta altro che raggrupparli in MASSIMO 5 categorie nel modo che ti viene più naturale.

Ad esempio…

Categoria A: lavoro. Tutti i documenti che dovrai dare al commercialista o che il commercialista dà a te. Buste paga, INPS, INAIL, etc. Le buste paga, che vanno conservate per i posteri, possono anche avere una loro scatola a parte che non rientra nelle 5 (maledizione…)

Categoria B: tutti i documenti che riguardano la casa (rate del mutuo, bollette, conti dell’amministratore, etc)

Categoria C: tutti i documenti “unici” senza scadenza (ad esempio certificati di nascita o di morte, atti di proprietà etc)

Categoria D: tutto quello che non ricade nelle altre categorie.

NOTA sulla categoria D: questa è una buona carta da giocarsi per l’ultima categoria, in modo da bloccare la tentazione di moltiplicare le categorie con divisioni più capillari. È un trucco che funziona a due condizioni:

1. deve contenere solo i tipi di scartoffia nettamente minoritari (altrimenti diventa una macrocategoria in cui butti tutto e non otteniamo il risultato voluto, che è la facilità d’uso)

2. per evitare ansie, meglio tenere in cima alla scatola una lista per questa categoria “jolly”, in cui segni tutti i tipi di scartoffia che eventualmente aggiungerai.

Se rispetti religiosamente il punto 1 puoi addirittura annotare ogni singolo documento che ci metti, tanto dovrebbero essere molto pochi. In questo modo, hai un modo per controllare a colpo d’occhio se un documento è nella categoria jolly.

Lo so, per esclusione se non è nelle altre categorie DEVE essere in quella, ma avere una categoria “tutto il resto” rischia di mandarti in ansia da mancanza di controllo, quindi meglio avere anche il listone antipanico.

Sembra facile, ma quando lo fai è facilissimo ;)

Hai altre domande, o un sistema diverso che vuoi condividere? Fatti sentire nei commenti qui sotto!

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miriam brichetti

Grazie

Rispondi
Chiara

BELLISSIMO!
Domanda: mi fate un esempio di 5 categorie possibili per una donna adulta sposata e lavoratrice?
prima che passi una settimana a guardare con aria ebete il mucchio delle scartoffie per decidere come classificarle…

Rispondi
    Lorenzo Durand

    Ma brava, grazie per la domanda intelligente.
    Ti ho risposto direttamente nell’articolo con un aggiornamento :)

    Rispondi
      Chiara

      grazie!
      penso che stampero’ la pagina a colori compresa la figura della tizia alle prese con la pila di scartoffie ;)

      Rispondi
Orsogiona

… il “materiale medico” … [Cartelle cliniche, risultati delle radiografie, radiografie vere e proprie, ecc.] che in una famiglia che comprende un gruppo di tre generazioni è INCREDIBILMENTE voluminoso come lo tratto? La categoria Jolly è esclusa a priori: sono già incorsa nelle urla da ansia d’emergenza…

Rispondi
    Lorenzo Durand

    Nel caso che una categoria sia particolarmente voluminosa, chiaramente non può rientrare nel jolly. Al contrario, si può valutare – solo in questi casi particolari – se fare una sottodivisione che abbia più senso per quella specifica categoria.

    In questo caso, io dividerei il materiale prima per persona, poi, all’interno della singola persona, per data. Potrebbe funzionare bene una scatola contenente dei raccoglitori, così:

    http://www.profilestorage.co.za/e107_images/Archive%20box,%20large.jpg

    Rispondi
    Chiara

    il materiale medico e’ l’unica cosa ordinata che ho! :O e da tanto tempo!
    e’ solo il mio, e’ in un grosso faldone/raccoglitore ad anelli per l’ufficio ed e’ diviso per… disciplina medica in cui ho una sfiga :D esempio: oculista, fisiatra, ginecologo
    e tengo TUTTO e PER SEMPRE
    perche’ ogni volta che fai un’analisi vorranno sempre le vecchie per raffronto
    unico problema: certe radiografie sono enormi e non stanno da nessuna parte
    e non si possono manco piegare!
    ho deciso per il e me ne infischio
    PS
    ATTENZIONE TRAPPOLA: uno fa la divizione MA POI quando arrivano documenti nuovi bisogna che li metta nel rispettivo raccoglitore!
    Non nella scatola della posta in arrivo come faccio io! O;-)

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